Um Digitalisierung und Workflow Transformation verstehen zu können, ist es glaube ich wichtig sich mal wieder mit smarten Workflows und Tools zu beschäftigen und den Gegencheck zu machen, wo man eigentlich selber gerade als Unternehmen und Mitarbeiter steht.
Reden, basteln und lustige, bunte Post-Its kleben macht man ja mittlerweile in vielen Firmen wie auf LinkedIn täglich dokumentiert seit gut 2-3 Jahren, doch dieser Artikel soll nun nochmal zusammenfassen, was eigentlich seit gut 8 Jahren möglich und längst völlig normal ist, also eigentlich nicht der Rede wert.
Lesen und bewerten Sie das Nachfolgende nun selbst, was Sie davon bereits nutzen und wo es noch den Bedarf des Finetuning in Ihrem Unternehmen gibt und dann wieder zurück an die Arbeit. Folgende Bereiche des papierlosen, DS-GVO konformen und volldigitalen Büros werde ich hier behandeln:
- Sales
- Projektmanagement
- Recruiting
- Cloud Lösungen
- Collaboration
- Buchhaltung
Der administrative Aufwand beim Nutzen dieser Tools liegt bei 10-15%, wenn man alles mal gelernt hat, also wie diese Tools funktionieren und dann macht ARBEITEN richtig Spaß, weil alle Zahnräder ineinander greifen, man jede Information, überall auf Knopfdruck zur Verfügung hat und sich zu 80-90 % den wichtigen Dingen im Business zuwenden kann, den Menschen und den Problemlösungen im Projekt.
Was nutze ich nun bzw. welche Anforderungen habe ich als One-Man-Show an meine Systeme und Workflows ?
Sales:
Hier nutze ich 3 Systeme, da jedes etwas anderes kann und keines alles, was ich brauche.
- Eine Datenbank für den Forecast, die Zahlen und die Salespipeline.
- Eine Datenbank für Relationship-Management, die mir hilft mit mehreren Hundert potenziellen Kunden und Kandidaten einfach in Verbindung zu bleiben und die im Netz verfügbaren Informationen über das jeweilige Unternehmen oder die Person automatisch mit der Datenbank abgeglichen zu haben.
- Ein Call System, das meine globalen Telefonnummern routet und verwaltet und mir globale Telefongespräche für 1 cent pro Minute erlaubt, sowie mich einfach von Kunden wie Kandidaten durch lokale Nummern erreichen lässt, wenn jemand mal keinen Video Call machen will.
Projektmanagement:
Hier nutze ich 5 Systeme.
- Eines, das mir Gant-Charts und Timelines der einzelnen Projekte für den Forecast anzeigt, incl. Kanban, Milestones, Tasks usw. .
- Eines, das meine Projektzeiten trackt und die Ressourcen verwaltet, denn bei mehr wie 4 -5 Projekten parallel gebe ich Projekte an Partner ab, um Schnelligkeit und Qualität gewährleisten zu können.
- Ein Kalender Tool zur automatischen Planung von Meetings.
- Ein Meeting Protokoll Tool, das mir und meinen Kunden hilft die Entscheidungen der Meetings immer griffbereit zu haben und mit Tool Nr. 5 integriert
- welches mich auf einfache Weise to do's verwalten lässt.
Recruiting:
Hier nutze ich 2 ATS, also Datenbanken.
- Eine große Datenbank, die alle CVs DS-GVO konform einsammelt und die Inserate verwaltet.
- Eine 2. Datenbank, die für die Zusammenarbeit mit innovativen Kunden bestimmt ist und nur bei besonderen Projekten zum Einsatz kommt.
Sowie natürlich alle bekannten Social Media Kanäle wie LinkedIn, Xing, GiHub, Stackoverflow, Twitter, Facebook, Google+ usw. als Sourcing Basis.
Safe Cloud Lösungen:
Hier kommt eine end-zu-end verschlüsselte Cloud Plattform zum Einsatz, die mir hilft die Kontrolle über alle Dokumente und Daten zu behalten und diese nicht per eMail versenden zu müssen, sondern per Link, der jederzeit deaktiviert werden kann und nicht an Dritte weitergeleitet.
Außerdem für Verträge und Dokumente eine DokuSign Lösung, die mir lästiges einscannen und verschicken von unterzeichneten Verträgen erspart.
Collaboration:
Hier nutze ich 1-2 Tools, je nach Wissenstand des Kunden, wo Dinge wie Life Chat; diverse Video Call Tools und alle relevanten Projektstati, Reports und Dokumente des Projekts verwaltet werden, sofern der Kunde IT affin ist und nicht einfach nur einen Old-School-Report alle 2 Wochen per eMail will. 😉
Buchhaltung:
Hier nutze ich 2 Systeme, eines für Rechnungen und Belege, auf das auch der Steuerberater zugreift und eines für den Forecast von Projekten, sowie elektronische sofort Zahlungen per PayPal und Kreditkarte. Ja, man kann per Kreditkarte bei mir bezahlen und das Projekt startet innerhalb von 24 Stunden im High-Speed-Tempo! 🙂
Alle Tools und Workflows greifen natürlich automatisiert inneinander, sind Datensicher, von jeder Device aus mobil erreichbar und seit mindestens 3-8 Jahren am Markt, also keine Zauberei und sollten eigentlich längst verinnerlicht und angewendet werden, auch wenn sie in DACH vielleicht erst seit 1-2 Jahren nun von Firmen Beachtung geschenkt bekommen oder von manchen Unternehmen noch überhaupt gar keine.
Natürlich braucht es Zeit Workflows zu lernen, zu überarbeiten, ans digitale Zeitalter anzupassen und 12-14 Tools mag manchem als viel erscheinen, aber wenn man bedenkt, das ich mit diesen Tools als One-Man-Show trotzdem nur 10% Administration habe(wenn man mal weiß wie sie funktionieren), Softwarekosten von 500-700 pro Monat und alleine 30-40 Projekte pro Jahr mit einem Gesamt-Volumen von bis zu 500.000 € abwickeln kann, bis ich überhaupt erst den 1. Mitarbeiter brauche, so ist das ein guter Deal und vielleicht für den letzten Zweifler ein Argument sich damit zu befassen.
Wir wollen ja smart arbeiten, anstatt hart und als Unternehmer will man auch etwas verdienen, anstatt nur Personal-Kosten für Administration zu haben.
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Picture source: https://www.scrabbl.com/why-smart-entrepreneurs-test-everything